Wanneer kunt u een vordering uit handen geven?

Wanneer kunt u een vordering uit handen geven?

Het komt vaak voor dat bedrijven hun onbetaalde facturen niet durven uit te besteden, ondanks meerdere herinneringen. Dit komt omdat bedrijven bang zijn om de relatie met de debiteur te verliezen.

Het is daarom belangrijk dat u overtuigd bent van uw eigen dienstverlening en dat u de klant optimale service biedt. Door duidelijke afspraken te maken en de acties die u heeft ondernomen om de factuur betaald te krijgen in kaart te brengen, kunt u met een gerust hart de vordering uit handen geven. Hoe zorgt u ervoor dat dit proces goed verloopt?

Afspraken over de betalingstermijn
Wanneer u zaken gaat doen is er een proces waarin afspraken over de betalingstermijn gemaakt worden. Hieronder ziet u een opsomming van de meest voorkomende acties wanneer de afgesproken betalingstermijn niet nagekomen wordt.

  • Voorafgaand aan het zakendoen wordt vaak een offerte gestuurd waarin de dienst of het product duidelijk wordt toegelicht. In dit stadium wordt gesproken over de betalingstermijn. Als de debiteur hier niet op reageert, kunt u ervanuit gaan dat de debiteur akkoord is gegaan.
  • Bij de uiteindelijke opdracht/levering wordt de factuur meegestuurd waarin een termijn van betaling staat vermeld.
  • Mocht het voorkomen dat de debiteur de betalingstermijn gemist heeft, dan wordt er vaak enkele dagen na de vervaltermijn een herinnering gestuurd.
  • Mocht de debiteur de herinnering gemist hebben of om een andere reden nog niet betaald hebben, dan wordt er telefonisch contact opgenomen en komen vaak de smoezen top 10 naar boven. Tijdens het telefoongesprek wordt er een concrete afspraak gemaakt wanneer de factuur betaald moet zijn.

 

Wat als de betaalafspraken niet worden nagekomen?
Tussen het verzenden van een factuur en de betaling ervan kunnen weken, soms zelfs maanden overheen gaan. Maar wat nou als de debiteur ondanks uw factuur, herinnering en telefonische afspraak niet tot betalen overgaat? Neemt u dan opnieuw contact op met uw debiteur? En wat heeft deze debiteur actief naar u toe gedaan om een oplossing te vinden voor het niet betalen van deze factuur? Na het beantwoorden van bovenstaande vragen kunt u of een balans opmaken van de ondernomen acties of de vordering uit handen geven.

Balans opmaken van de ondernomen acties
Is de factuur nog niet betaald en heeft u inmiddels verschillende acties ondernomen om de factuur wél betaald te krijgen? Maak dan een balans van al uw ondernomen acties. Zet aan de linkerkant een opsomming van de stappen die u heeft ondernomen om de factuur betaald te krijgen en aan de rechterkant een opsomming van wat de debiteur gedaan heeft om u hierin tegemoet te komen.

Wanneer geeft u de vordering uit handen?
Vaak komt u erachter dat het éénrichtingsverkeer is. Indien dit inderdaad het geval is, is het eenvoudiger om de vordering uit handen te geven. Bij eventuele reacties van uw debiteur kunt u aan de hand van dit overzicht ook precies aangeven welke acties u ondernomen heeft om de factuur betaald te krijgen. Zo staat u sterk in uw beslissing.

De voordelen
Het uit handen geven van een vordering biedt een aantal voordelen. Door een vordering uit handen te geven bent u minder tijd kwijt aan niet betalende klanten. Bovendien is de kans op succes bij uw incassopartner ook groter en worden u niet betalende klanten ook meteen “opgevoed” om u in de toekomst wel op tijd te betalen.

Bron: Graydon Blog